Primero la planificación
Antes de embarcarte en el reto de crear un sistema documental para tu empresa, debes hacerte las siguientes preguntas:
1. ¿Pienso establecer mi sistema documental para certificar mi empresa?;
2. Si la respuesta a la pregunta anterior es sí, entonces pregúntate lo siguiente: ¿Bajo cuál o cuáles normas?;
3. ¿Cuáles procesos necesito documentar? ¿Cuáles tipos de documentos debo definir?;
4. Si el sistema lo estás constituyendo por un requisito de un cliente ó un objetivo interno, entonces pregúntate lo siguiente: ¿Cuánto tiempo tengo para desarrollarlo?;
5. ¿Mi sistema documental será manual o digital?, esta pregunta te brinda información para delimitar tus recursos;
6. ¿Cuál es el alcance de mi sistema documental?, esto se determina cuando ya tienes las respuestas a las preguntas anteriores, debido a que el alcance dependerá de si lo vas a certificar o no, de los requerimientos internos y de tus clientes; y de cuál es el camino que piensas recorrer;
7. Ahora por último, la pregunta más importante: ¿Por dónde debo iniciar?, continúa leyendo este post y te daremos las respuestas:
Una vez tengas respuestas a todas las preguntas debes crear tu plan de trabajo sobre la base de tus recursos disponibles.
¿Por dónde iniciar?
Si ya determinaste que tipo de sistema necesitarás en base a las preguntas anteriores, ya estás listo para iniciar, ahora bien, debes establecer todas tus pautas:
- Recursos disponibles;
- Áreas críticas, ojo, estas deben ser documentadas primero;
- Dueños de procesos;
- Tipos de documentos que necesitas crear;
- Metodología para elaborarlos, es decir, el procedimiento o instrucción a seguir;
- Establecer los requisitos normativos, si aplican;
Iniciemos
Lo primero que debemos hacer es un diagnóstico para determinar con qué información contamos, si ya tenemos procesos, si son oficiales o no, entre otros. Con esto podrás tener tu punto de partida.
Una vez hayas realizado tu diagnóstico, elaboras tu plan de trabajo con el que lograrás que el sistema esté documentado.
Si te vas a certificar o no o si tienes requisitos en específico es muy importante que quede establecido antes de iniciar, con esto tus logros podrán ir en consecuencia a tus objetivos y evitaras los retrabajos.
Si piensas certificar tu sistema, te recomendamos siempre empezar con la ISO 9001:2015, ya que con ella podrás establecer los lineamientos principales para tu sistema de gestión y sobre la base ir desplegando a la organización los demás requerimientos. Si este es tu caso los documentos principales deben ser:
- Manual de calidad, aunque no es un requisito de la última versión, aquí estableces el alcance con mayor facilidad, requerido en la cláusula 4.3 de la Norma ISO 9001:2015;
- Procedimiento para elaborar documentos;
- Política de Calidad;
- Objetivos de Calidad;
- Todos los procesos documentados o instrucciones requeridos por cada cláusula de la norma para asegurar su cumplimiento;
Si no vas a certificar tu sistema, entonces te debes centrar en documentar los procesos que son solicitados por tus clientes o en los que necesites para alinear tu empresa. Sobre la base a esto te recomendamos:
- Filosofía Corporativa;
- Estructura Organizacional;
- Descriptivos de puestos;
- Proceso para elaborar procedimientos;
- Todos aquellos documentos para garantizar la optimización de tus procesos;
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DS